Die arbeitsrechtliche Abmahnung

Wussten Sie es?

Stellen Sie sich folgende Situation vor: Einer der Mitarbeiter erscheint wiederholt zu spät am Arbeitsplatz und sein Vorgesetzter schenkt diesem Verhalten keine Beachtung. Nach mehreren Monaten erfolgt unvermittelt eine Kündigung. Doch stellt das Arbeitsgericht später fest, dass diese Kündigung unwirksam ist, da keine vorherige Abmahnung erfolgt ist. Was anfangs wie ein eindeutiger Fall erscheint, entwickelt sich zu einem frustrierenden Erlebnis. Diese Situation verdeutlicht die entscheidende Rolle der Abmahnung im Arbeitsrecht, die nicht vernachlässigt werden darf.

Es scheitern viele Kündigungen daran, dass ihnen keine korrekte oder überhaupt keine Abmahnung vorherging. Eine Abmahnung kann ein Schritt sein, um Konflikte zu lösen. Die Bedeutung der Abmahnung im Arbeitsrecht ist groß. Sie bietet Arbeitgebern und Arbeitnehmern eine Möglichkeit zur Orientierung und zur Verbesserung der Zusammenarbeit.

Sie zeigt dem Mitarbeiter auf, dass er gegen seine vertraglichen Verpflichtungen verstößt, rügt ihn dafür und gibt eine Warnung, dass weitere Verstöße zu einer Kündigung führen können. Das Ziel ist die Erhaltung des Arbeitsverhältnisses durch die Einräumung einer zweiten Chance.

Das Ziel einer Abmahnung ist es, das bestehende Arbeitsverhältnis zu bewahren. Der Arbeitnehmer erhält die Gelegenheit, sein Verhalten zu ändern und eine weitere Chance, seine Pflichten am Arbeitsplatz zu erfüllen.

Was ist eine Abmahnung?

Die Abmahnung ist ein offizieller Warnschuss, der dem Mitarbeiter klar machen soll, dass er seine arbeitsrechtlichen Pflichten verletzt hat. Das Fehlverhalten wird festgehalten und der Mitarbeiter aufgefordert, es in Zukunft zu unterlassen. Es ist ein wichtiges Instrument, um zu zeigen, was man in Zukunft nicht mehr akzeptiert. Arbeitgeber verwenden die Abmahnung, um ihre Führungsrolle auszuüben und das Arbeitsverhältnis nicht durch eine sofortige Kündigung zu gefährden.

Relevanz einer Abmahnung

Eine Abmahnung wird nötig, wenn ein Arbeitnehmer nach objektiven Kriterien seine Verpflichtungen aus dem Arbeitsverhältnis nicht einhält. Insbesondere im Bereich Verhalten wird zunächst davon ausgegangen, dass eine Änderung dessen möglich ist. Die Abmahnung dient praktisch als endgültige Warnung zur Änderung eines Verhaltens bevor weitere rechtliche Sanktionen im Arbeitsverhältnis, wie eine Kündigung, ausgesprochen werden. Die Abmahnung ist ein milderes Mittel gegenüber der Kündigung.

Die Art der Verstöße kann vielseitig sein und reicht von leichten bis hin zu schwerwiegenden Verfehlungen. Mögliche Beispiele hierfür sind:

• Unentschuldigtes Fehlen
• Verspätete Arbeitsaufnahme
• Überziehen von Pausen
• Arbeitsbummelei
• Nichtbefolgen von Arbeitsanweisungen
• Eigenmächtiger Urlaubsantritt
• Vortäuschen einer Krankheit
• Verstoß gegen betriebliche Alkohol- oder Rauchverbote etc.

Arbeitgeber müssen immer abwägen, ob eine Abmahnung in besonderen Fällen erforderlich und hilfreich ist. Der individuelle Fall ist hierbei immer ausschlaggebend.

Praktische Beispiele zur Verdeutlichung:

• Unentschuldigtes Fehlen:Ein Mitarbeiter bleibt ohne Rücksprache mit dem Arbeitgeber einen Tag der Arbeit fern. Hier kann eine Abmahnung sinnvoll sein, um künftige Verstöße zu vermeiden.
• Indiskutables unfreundliches Verhalten:Eine ständig gereizte Haltung gegenüber Kunden kann das Arbeitsklima belasten und das Image des Unternehmens schädigen.
• Eigenmächtiger Urlaubsantritt:Ein Mitarbeiter nimmt sich eigenhändig Urlaub, ohne dass dies genehmigt wurde. Eine solche Handlung erzwingt fast schon ein Handeln und einen letzten Warnschuss.

Wann ist eine Abmahnung entbehrlich?

Ausnahmen, in denen eine Abmahnung entbehrlich ist:

• Wenn sie keinen Erfolg verspricht, z. B. bei ernsthafter und endgültiger Verweigerung des pflichtgemäßen Verhaltens.
• Bei besonders schwerwiegenden Pflichtverletzungen, bei denen eine Wiederherstellung des Vertrauens ausgeschlossen ist. Beispiele hierfür können grobe Beleidigungen oder Straftaten wie Diebstahl sein.

Dennoch ist in jedem Einzelfall die Verhältnismäßigkeit zu prüfen.

Fristen für den Ausspruch einer Abmahnung

Das deutsche Arbeitsrecht legt keinen bestimmten Zeitraum fest, in dem eine Abmahnung zwingend erfolgen muss. Arbeitgeber haben somit einen gewissen Spielraum, wann sie eine Abmahnung aussprechen.

Trotzdem sollten sie darauf bedacht sein, bei Fehlverhalten ihrer Mitarbeiter zeitnah und nicht mit großer Verzögerung zu reagieren.

So kann die Abmahnung ihre volle Wirkung entfalten und die wichtige Funktion als Warnhinweis, dem noch ernstere Konsequenzen folgen könnten, aufrechterhalten. Es ist ratsam, sie in aller Regel innerhalb weniger Tage nach einem Vorfall auszusprechen.

Warum zeitnahes Handeln wichtig ist:

• Glaubwürdigkeit:Wird zu lange gewartet, entsteht u. U. der Eindruck, dass das Fehlverhalten toleriert wird.
• Beweisbarkeit:Je mehr Zeit vergeht, desto schwieriger kann es werden, den Vorfall mit klaren Beweisen zu untermauern.
• Arbeitsgerichtliche Prüfung:Vor Gericht wird eine Abmahnung eher als wirksam angesehen, wenn sie in engem zeitlichem Zusammenhang mit dem Fehlverhalten steht.

Es wird empfohlen, innerhalb einer Spanne von ein bis zwei Wochen nach einem Vorfall eine Abmahnung auszusprechen. Dies ermöglicht es, auf das Verhalten zeitnah zu reagieren und die Ernsthaftigkeit des Anliegens zu vermitteln.

Häufig gestellte Fragen zu Fristen:

• Gibt es eine absolute Frist zum Ausspruch von Abmahnungen?Es gibt keine festgelegte gesetzliche Frist, die ein Arbeitgeber oder ein Vertragspartner einhalten muss, um eine Abmahnung auszusprechen.Die Wirksamkeit einer Abmahnung nimmt mit der Zeit ab, je länger sie hinausgezögert wird. Nach längerem Zeitablauf könnte es schwierig sein, sich noch auf die Warnfunktion der Abmahnung zu berufen.
• Können alte Abmahnungen noch verwendet werden?Alte Abmahnungen können als Grundlage für Kündigungen dienen, werden jedoch von Gerichten kritisch betrachtet, wenn der Vorfall sehr lange zurückliegt.

Form und Inhalt einer Abmahnung

Erforderliche Elemente:

1. Präzise Darstellung des konkreten Verstoßes:

• Beschreibung des Vorfalls mit Datum, Uhrzeit und Ort.
• Klare Darstellung der Vertragsverletzung. Es darf kein Zweifel daran bestehen, worauf sich die Abmahnung bezieht.

2. Aufforderung zur Verhaltensänderung:

• Der Arbeitnehmer muss unmissverständlich aufgefordert werden, das Fehlverhalten abzustellen. Dies kann durch klare Handlungsanweisungen erfolgen.

3. Warnhinweis:

• Hinweis auf arbeitsrechtliche Konsequenzen bei Wiederholung, bis hin zur Kündigung. Dieser Punkt ist entscheidend, um der Abmahnung ihre rechtliche Wirksamkeit zu verleihen.

Schriftlichkeit und Dokumentation:

• Auch wenn eine Abmahnung mündlich erfolgen kann, sollte sie aus Beweisgründen stets schriftlich dokumentiert werden.
• Die Abmahnung sollte zeitnah erfolgen, idealerweise innerhalb einer Woche nach dem Vorfall.
• Eine Kopie der Abmahnung gehört in die Personalakte des Arbeitnehmers.
• Der Arbeitnehmer kann den Empfang der Abmahnung schriftlich bestätigen, ohne sie allerdings zu akzeptieren.

Wann kann eine Rechtsanwältin oder ein Rechtsanwalt eingeschaltet werden?

Eine Anwältin, die sich im Arbeitsrecht auskennt, kann in vielen Situationen rund um die Abmahnung eine wertvolle Hilfe sein:

Für Arbeitgeber:

• Prüfung, ob die Abmahnung rechtlich wirksam ist.
• Beratung zur richtigen Formulierung, um spätere Streitigkeiten zu vermeiden.
• Unterstützung bei der Dokumentation und rechtssicheren Kommunikation mit dem Arbeitnehmer.

Für Arbeitnehmer:

• Einschätzung, ob die Abmahnung gerechtfertigt ist.
• Vorbereitung einer Gegendarstellung oder Klage auf Entfernung der Abmahnung.
• Beratung zu den weiteren Schritten, falls die Abmahnung Grundlage für eine Kündigung ist.

Ein Anwalt sorgt dafür, dass Ihre Rechte gewahrt bleiben und bietet Ihnen Klarheit in einer auch emotional aufgeladenen Situation – beides unerlässlich.

Unwirksamkeit einer Abmahnung

Eine Abmahnung kann unwirksam sein, wenn:

• Sie nicht konkret genug ist.
• Keine Aufforderung zur Verhaltensänderung enthalten ist.
• Der Arbeitnehmer nicht angehört wurde.

Tipp: Arbeitgeber sollten vor dem Ausspruch einer Abmahnung ein klärendes Gespräch mit dem Arbeitnehmer führen – um Unklarheiten auszuräumen, dem Mitarbeiter die Möglichkeit zu geben, entlastende Punkte vorzubringen, und dies zu dokumentieren. Zeugen können dabei hilfreich sein. Eine umfassende Dokumentation erhöht die rechtliche Sicherheit für beide Seiten.

Abmahnung und Kündigung

Eine Abmahnung ist in der Regel Voraussetzung für eine verhaltensbedingte Kündigung. Dabei gilt:

• Die Kündigung muss inhaltlich mit der abgemahnten Pflichtverletzung übereinstimmen.
• Wiederholte Verstöße müssen dokumentiert werden.

Beispiel: Eine Abmahnung wegen Zuspätkommens rechtfertigt keine Kündigung wegen unentschuldigten Verlassens des Arbeitsplatzes. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die Abmahnung eindeutig auf das Fehlverhalten abzielt, das auch Gegenstand der Kündigung sein könnte.

Rechte des Arbeitnehmers nach einer Abmahnung

1. Gegendarstellung:

Arbeitnehmer haben das Recht, eine Gegendarstellung zur Abmahnung zu verfassen, die in die Personalakte aufgenommen wird – diese sollte gut überlegt sein, um den eigenen Standpunkt klar darzulegen.

2. Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte:

Arbeitnehmer können die Entfernung einer unwirksamen oder unrechtmäßigen Abmahnung aus der Personalakte verlangen – notfalls vor dem Arbeitsgericht.

3. Nicht Reagieren:

Es besteht keine Verpflichtung, auf eine Abmahnung zu reagieren. Strategisch kann es manchmal sinnvoll sein, nichts zu unternehmen, um im Fall einer Kündigung bessere Erfolgschancen zu haben, da keine vorhergehende, wirksame Abmahnung vorliegt.

Häufige Fehler bei Abmahnungen

• Zu viele Abmahnungen ohne Konsequenzen
• Abmahnungen bei Bagatellverstößen
• Fehlende Konkretisierung

Fazit

Im Arbeitsrecht spielt die Abmahnung eine bedeutende Rolle und kann, wenn sie ordnungsgemäß eingesetzt wird, dazu beitragen, Arbeitsverhältnisse zu stabilisieren und neue Streitigkeiten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu verhindern.

Es ist wichtig, dass Arbeitgeber jede Abmahnung genau überprüfen und alle Schritte ausführlich dokumentieren, um Missverständnisse zu vermeiden und rechtliche Klarheit zu schaffen.

Arbeitnehmer sollten sich ihrer Rechte bewusst sein und jede Abmahnung, die sie erhalten, kritisch prüfen.

Respektvolle Interaktionen zwischen den Mitarbeitern fördern nicht nur Harmonie, sondern helfen auch, potenzielle Konflikte zu vermeiden. Ein wertschätzender Umgang miteinander bildet die Basis für eine kooperative Arbeitsatmosphäre.

Ebenso ist eine offene und transparente Kommunikation entscheidend, um Missverständnisse zu vermeiden und Vertrauen aufzubauen. Wenn alle Parteien ihre Anliegen direkt und ehrlich äußern, können mögliche Spannungen von vornherein entschärft werden.

Solche Ansätze können dazu beitragen, formelle Ermahnungen oder Abmahnungen überflüssig zu machen – so wird das Arbeitsumfeld langfristig positiv gestaltet.

Haben Sie Fragen zur Abmahnung oder möchten Sie wissen, wie Sie richtig darauf reagieren?

Kontaktieren Sie mich für eine individuelle Beratung – ich helfe Ihnen gerne weiter! In meiner Kanzlei in München, online oder telefonisch.

Mehr zum Thema Arbeitsrecht erfahren Sie hier.

FAQ

Hier finden Sie häufige Fragen zum Thema Abmahnung und meine kurzen Antworten dazu: